RESUME PENGANTAR BISNIS BAB 5

BAB 5
DESAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

A. PENGERTIAN ORGANISASI

1. Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Organisasi memiliki tiga elemen pokok, yaitu interaksi manusia, kegiatan mengarah pada tujuan, dan struktur. Semakin besarnya perusahaan,maka semakin diperlikan adanya spesialisasi dan jumlah karyawan yang lebih banyak. Manajer untuk menghadapi jumlah karyawan yang besar dengan spesialisasi, maka diperlukan adanya organisasi formal.

B. ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

1. Organisasi Formal
Organisasi Formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan.Struktur formal dibuat untuk meliput pekerjaan yang harus dilakukan dan memberikan suatu kerangka bagi perilaku pekerjaan.Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal adalah wewenang, tanggung jawab, pertanggung jawaban, delegasi, dan koordinasi.

2. Organisasi Informal
Organisasi Informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi Informal terjadi dalam semua perusahaan karena adanya interaksi manusia, dan orang akan selalu berinteraksi serta membentuk keakraban. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat.Informasi yang disampaikan dapat berlebihan, kurang tepat, kurang terpercaya, atau dapat juga terpercaya. Dalam kelompok kerja,terdapat 3 kategori karyawan, yaitu :
• Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
• Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
• Anggota-anggota kelompok luar (out group)

3. Sentralisasi VS Desentralisasi
 Organisasi yang Disentralisir
Organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.
Kebaikan organisasi yang disentralisir, yaitu:
• Bahwa pengendalian yang lebih efektif dapat dilakukan
• Cenderung memperpendek jangka pengambilan keputusan
• Memungkinkan bagi seluruh unit untuk mengikuti suatu rencana tindakan yang sama
Keburukan organisasi yang disentralisir, yaitu :
• Jika perusahaan berkembang dengan pesat, maka beban kerja pada eksekutif puncak menjadi terlalu banyak
• Organisasi yang disentralisir hanya memberi pengalaman sedikit kepada para manajer muda dalam pengambilan keputusan.

 Organisasi yang Didesentralisir
Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasikan kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi. Dalam desentralisir, para manajer jenjang lebih bawah mendapat kesempatan untuk menunujukkan kemampuannya.

C. STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA

1. Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga elemen kunci setiap organisasi, yaitu :
a. Interaksi kemanusiaan
b. Kegiatan yang terarah ke tujuan
c. Struktur
Tujuanperusahaan yang berupa “menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen”. Tujuan perusahaan bersifat luas dan tidak memberikan ciri kegiatan kerja secara individual. Tujuan itu harus dipecah ke dalam tujuan khusus untuk setiap karyawan dalam perusahaan.

 Hierarki tujuan
Hierarki tujuan organisasi berlingkup dari tujan perusahaan keseluruhan sampai tujuan-tujuan khusus yang ditetapkan untuk masing-masing karyawan.

 Departementalisasi
Di kebanyakan perusahaan kegiatan ini berupa produksi, pemasaran, pembelanjaan, dan personalia. Masing-masing ditugaskan ke departemen atau bagian yang berbeda dalam perusahaan termasuk manajer dan karyawannya

 Wewenang dan Tanggung Jawab
Tindakan menugaskan kegiatan kepada bawahan ini disebut pendelegasian. Dalam pendelegasian kegiatan, manajer memberikan tanggung jawab kepada bawahan untuk melaksanakan tugas yang telah ditugaskannya. Selain tanggung jawab, bawahan juga diberi wewenang yang sama dengan tanggung jawab.

 Berapa Banyak Bawahan yang Harus Ada di Bawah Seorang Manajer ?
Rentangan pengendalian (span of control) merupakan jumlah optimal bawahan yang dapat dikelola oleh seorang manajer. Faktor-faktor kritis dalam menentukan rentangan pengendalian yang optimal yaitu :
1) Jenis pekerjaan
2) Pelatihan karyawan
3) Kemampuan manajer
4) Efektifitas komunikasi



 Menjamin Komunikasi yang Efektif
Komunikasi merupakan tugas yang relatif sederhana bagi organisasi kecil. Komunikasi yang jelas sangat penting berfungsinya organisasi secara lancar.

 Menghindari Pertumbuhan Organisasi yang Tidak Perlu
Meningkatnya kekomplekan dan ukuran organisasi muncul kecenderungan untuk menambah personalia atasan dan spesialis. Perencana organisasi harus yakin bahwa jenjang manajer baru dan beberapa penasehat teknis sangat diperlukan, atau akan terjadi kenaikan sedikit dalam keluaran produksi atau efisiensi.

2. Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Bagan organisasi atau Struktur organisasi adalah bagan yang menggambarkan tentang hubungan antara masing-masing kegiatan atau fungsi. Yang menjadi dasar dalam organisasi ini adalah pembagian kekuasaan (authority) dan tanggung jawab (responsibility). Ada empat bentuk pokok struktur organisasi ini, yaitu organisasi garis (line organization), organisasi garis dan staf (line and staf organization), organisasi fungsional (functional organization), komite (committee) dan organisasi matrik.

3. Organisasi Garis
Bentuk struktur organisasi garis yaitu kekuasaan mengalir secara langsung dari Direktur ke Kepala Bagian dan kemudian terus ke karyawan-karyawan di bawahnya. Organisasi ini biasanya hanya dipakai oleh perusahaan kecil.
a. Kebaikan Organisasi Garis
 Adanaya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
 Pimpinan dapat lebih cepat mengambil keputusan
 Pimpinan dapat lebih cepat memberikan perintah
 Menghemat biaya

b. Keburukan Organisasi Garis
 Sering terdapat birokrasi sehingga menghambat jalannya perusahaan
 Tidak adanya spesialisasi
 Kurangnya kerja sama di antara masing-masing bagian
4. Organisasi Garis dan Staf
Merupakan campuran yang diambil dari keuntungan-keuntungan adanya pengawasan secara langsung dan spesialisasi dalam perusahaan. Hubungan antara pimpinan dengan bawahan langsung disebut hubungan garis. Sedangkan hubungan staf adalah hubungan secara tidak langsung dan dalam hal ini manajer bertindak sebagai staf.
a. Kebaikan Organisasi Garis dan Staf
 Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus di luar bagiannya.
 Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan
 Staf dapat mendidik para petugas
 Adanya kesatuan dalam pimpinan
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
 Kadang-kadang staf memberi perintah bukan saran
 Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya
 Staf dapat ikut disalaahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil

5. Organisasi Fungsional
Dlam organisasi fungsional, masing-masing manajer adalah seorang spesialis atau ahli dan masing-masing bawahan/pekerja mempunyai beberapa pimpinan.
Jadi bentuk ini lebih menekankan pada pembagian fungsi.
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
 Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya
 Tugas para manajer lebih ringan dengan adnya pembagian fungsi
b. Keburukan Organisasi Fungsional
 Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah
 Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan
 Kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi
 Kurangnya koordinasi

6. Organisasi Komite
Komite sering dilakukan untuk mengumpulkan pendapat tentang berbagai kegiatan dalam perusahaan. Untuk membentuk Komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini, yaitu :
 Suasananya santai dan bersifat informal
 Semua anggota Komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugasnya
 Komite tahu tentang tugas yang akan diberikan kepadanya
 Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota lain
 Keputusan diambil secara konsensus
 Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
 Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain

a. Kebaikan Komite
 Sebuah forum untuk saling bertukar pendapat
 Keputusan ditentukan bersama-sama
 Menciptakan koordinasi yang lebih baik
 Meningkatkan pengawasan
b. Keburukan Komite
 Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan
 Keharusan untuk berkompromi
 Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
 Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran yang diberikan

7. Organisasi Matrik
Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi garis dan staf yang sudah ada. Organisasi ini disebut juga organisasi manajemen proyek. Organisasi ini didefinisikan sebagai struktur organisasi yang para spesialis dari bagian yang berbeda disatukan untuk mengerjakan proyek khusus.
a. Kebaikan Organisasi Matrik
 Luwes
 Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada maslah utama yang spesifik
 Memberikan alat inovasi tampa mengganggu struktur organisasi yang ada
b. Keburukan Organisasi Matrik
 Beberapa maslah akan muncul karena pendekatannya melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional
 Manajer proyek akan menemui kesulitan dalam mengembangkan tim yang terpadu
 Konflik dapat muncul antara manjer proyek dengan manajer lain

D. PERILAKU KEORGANISASIAN

1. Kelompok Kerja
Kelompok kerja merupakan sekumpulan karyawan yang secara bersama-sama mempunyai pekerjaan serupa (umum) dan melihat diri mereka sebagai satu kelompok. Kelompok tersebut tentu saja mengisi kebutuhan para anggotanya. Kebutuhan itu berupa :
1. Kebutuhan berkomunikasi
2. Kebutuhan mempertahankan harga diri dan kepentingan ekonomi
3. Kebutuhan akan keamanan atau perlindungan
Keanggotaan dalam berbagai kelompok akan bergantung pada banyak hal, yaitu :
1. Keakraban satu sama lain
2. Kepentingan bersama
3. Pekerjaan yang sama
4. Persahabatan

2. Motivasi
Motivasi merupakan motif dari dalam (intern) yang menyebabkan orang berperilaku seperti yang mereka lakukan.

1. Jenjang Kebutuhan Karyawan
Teori motivasi dari Maslow menekankan dua ide dasar, yaitu :
a. Orang mempunyai banyak kebutuhan, tetapi hanya kebutuhan yang belum terpenuhi saja yang dapat mempengaruhi perilaku manusia.
b. Kebutuhan manusia dikelompokkan dalam sebuah hierarki kepentingan. Jika satu kebutuhan terpenuhi, kebutuhan lain yang tingkatannya lebih tinggi akan muncul dan memerlukan pemuasan.

Hierarki kebutuhan yang dikemukakan oleh Maslow, yaitu Kebutuhan pertama yang harus dipenuhi adalah kebutuhan fisiologis, seperti rasa lapar,haus,dan lelah. Setelah kebutuhan dasar ini terpenuhi, baru kemudian orang berusaha memenuhi kebutuhan yang tingkatnya lebih tinggi, yaitu kebutuhan akan perlindungan sampai kebutuhan berjenjang lebih tinggi terpenuhi, yaitu kebutuhan akan perwujudan diri.

2. Pekerjaan dan Sikap Jabatan
Kepuasan jabatan mungkin merupakan sikap jabatan yang paling banyak diteliti. Kepuasan jabatan dipandang sebagai indikator yang bermanfaat bagi manjemen untuk menentukan apakah terdapat bidang-bidang masalah dalam angkatan kerja organisasi. Moral merupakan sikap umum dari angkatan kerja dalam sebuah perusahaan terhadap jabatan mereka. Sedangkan kepuasan jabatan merupakan istilah lain yang memberikan arti banyak tentang hal yang sama.

3. Kepemimpinan
Kepemimpinan itu berkaitan dengan pengarahan kepada karyawan untuk melakukan pekerjaan. Manajer yang baik pasti akan mendapatkan hasil pekerjaan lebih banyak dari bawahannya dengan sikap sebagai pemimpin yang baik. Untuk mengetahui gaya kepemimpinan yang sesuai, mereka tidak hanya melihat posisinya sebagai manajer yang menghendaki segalanya telah dilakukan, tetapi mereka juga harus belajar bekerja dalam struktur yang ada secara efektif.